文書作成とファイル管理
ファイル名と版の管理｜必要な資料を見つけられる状態にする
まず、ここから。
同じ資料の「最終」「最終2」が増えると、どれが最新版か分からなくなります。チームのルールに沿って日付・文書名・版を付け、正式版の保存先をそろえます。
まずは読んで、ひとつやってみよう。
迷ったら、見本に戻ってだいじょうぶ。
この教材でできるようになること
- 日付・内容・版が分かる名前にした
- 正式版の保存場所を決めた
- 編集権限や旧版の扱いを示した
前提：同じ単元の「議事録をまとめる」。読む→例を確かめる→答える→自分で書く、の順に進めます。
手順を理解する
- 日付・文書名・版番号などのルールを決める
- 編集用と確定版を区別する
- 共有場所とアクセス権を確認する
仕事の場面と参考例
20261008_営業会議資料_v02.xlsx 日付は年月日の順、版番号は桁数をそろえる。実際には所属先の規則を優先します。
確認問題
共同作業に適した管理方法は？
- それぞれが自由な名前で保存
- 最終という文字を増やす
- 命名規則と正式版の保存場所をそろえる
解答と理由を確認する
正解：命名規則と正式版の保存場所をそろえる
名前だけでなく、正式な保存場所と版の運用が必要です。
自分の言葉で書く課題
毎月の会議資料について、ファイル名と保存場所の運用ルールを作ってください。
提出物：課題への回答文。条件が不明な点は推測せず、確認事項として残してください。
回答を書いて学習記録に残す自己確認と再練習
- 日付・内容・版が分かる名前にした
- 正式版の保存場所を決めた
- 編集権限や旧版の扱いを示した
基準を満たさない項目は、本文の手順と例に戻って書き直します。記述課題は自己評価です。担当者に見てもらう場合は、実際の回答と基準を一緒に渡してください。