文書作成とファイル管理
議事録をまとめる｜決定事項・担当・期限を残す
まず、ここから。
議事録では発言の全文を書き写すよりも、決まったことと次に行うことを明確にします。未決事項は決定事項と分け、誰がいつまでに対応するかを残します。
まずは読んで、ひとつやってみよう。
迷ったら、見本に戻ってだいじょうぶ。
この教材でできるようになること
- 開催日を決定事項とした
- 佐藤・会場候補・10月5日を対応事項にした
- 会場・定員は未決と区別した
前提：同じ単元の「読みやすい案内文」。読む→例を確かめる→答える→自分で書く、の順に進めます。
手順を理解する
- 会議名・日時・参加者を記録する
- 決定事項と未決事項を分ける
- 対応事項に担当者と期限を付ける
仕事の場面と参考例
決定：説明会を10月20日に開催。 対応：佐藤が10月5日までに会場候補を提出。 未決：会場と定員。次回会議で確定。
確認問題
対応事項に必要な組み合わせは？
- 担当者・作業・期限
- 発言者の感想だけ
- 議論の長さ
解答と理由を確認する
正解：担当者・作業・期限
次に誰が何をいつまでにするかが分かる記録にします。
自分の言葉で書く課題
「説明会は10月20日。佐藤さんが5日までに会場候補を出す。定員は会場が決まってから」とのメモを議事録に整理してください。
提出物：課題への回答文。条件が不明な点は推測せず、確認事項として残してください。
回答を書いて学習記録に残す自己確認と再練習
- 開催日を決定事項とした
- 佐藤・会場候補・10月5日を対応事項にした
- 会場・定員は未決と区別した
基準を満たさない項目は、本文の手順と例に戻って書き直します。記述課題は自己評価です。担当者に見てもらう場合は、実際の回答と基準を一緒に渡してください。