事務職chanじむしょくちゃん
提出物を作る総合演習

採用事務の総合課題｜資料を作り、4つの基準で振り返る

まず、ここから。

この課題では日程照合メモ／候補提示メール／確定案内／応募者管理表／変更記録／引き継ぎを作ります。30分の面談と前後15分の準備時間を確保し、候補提示・確定案内・日程変更・進捗管理を行える。

まずは読んで、ひとつやってみよう。
迷ったら、見本に戻ってだいじょうぶ。

制作：事務職chan 教材制作 · 更新： · 教材ID：workbook-recruiting · 60分目安

先に知っておく言葉

言葉意味
候補日時相手に選んでもらうための案。まだ確定した予定ではない。
バッファ準備や前の予定の延長に備える時間。この課題は前後各15分。
選考状況未返信・日程調整中・確定・実施済みなど、次の作業が分かる状態。採否とは別に管理する。

今回の依頼と元資料

あなたは面談設定を担当します。時刻はすべて日本時間。面談30分、担当者には前後各15分の空きが必要です。候補者C01の希望は11/10 10:00〜12:00、11/11 13:00〜15:00。担当者は11/10 10:00〜11:00が会議、11/11は13:00〜14:00が空き、14:00から別会議です。候補の返信期限は11/6 17時。候補者の空きには面談本体が収まればよいものとします。

候補者ID現在の状態最終連絡次の対応対応期限
C01日程調整中11/4候補日時を送る11/5 15:00
C02未返信11/2返信期限後に確認11/5 17:00
C03確定11/3接続先を再確認11/9 17:00
C04実施済み11/4採用担当の結果連絡を待つ11/8 17:00

元データをCSVで保存 · 配布用の課題文を保存

データはすべて架空です。実在の候補者・顧客・社員情報を入力しないでください。

課題に取り組む

先に自分で作成し、その後で参考例を開きます。回答と評価メモはこの端末のブラウザに保存します。企業や運営への送信はありません。

1. 候補を照合する

11/10と11/11から1枠ずつ選び、前後15分も含めて担当者の予定と重ならない理由を書く。

作成後に参考例を確認する

11/10 11:15〜11:45（準備込み11:00〜12:00）と11/11 13:15〜13:45（準備込み13:00〜14:00）。11/10 11:00開始は前の会議に準備が重なるため不可。

2. 候補を提示する

候補者にだけ送るメールを作る。件名、宛名、目的、2候補、日本時間、所要時間、返信期限、難しい場合の代替希望を入れる。

作成後に参考例を確認する

件名：面談日程のご相談／C01様、30分のオンライン面談について、11/10 11:15〜11:45または11/11 13:15〜13:45（日本時間）はいかがでしょうか。11/6 17時までにご希望をお知らせください。難しい場合は別の候補をお知らせください。

3. 確定と台帳更新

C01が11/11を選び担当者も了承した。接続先は https://meet.example.test/c01 として確定案内と更新項目を書く。

作成後に参考例を確認する

11/11 13:15〜13:45（日本時間）、オンライン30分、担当者森、練習用接続先、当日の練習用連絡先 recruit@example.test を個別案内。台帳は確定、確定日時・担当・案内済み・次の確認を記録。接続先は架空で実際には利用できない。

4. 変更に対応する

C01から変更希望。11/12 15:00〜17:00希望、担当者の空きは15:30〜16:30。次に何をするか書く。

作成後に参考例を確認する

11/12 15:45〜16:15を提案（準備込み15:30〜16:30）。11/11の旧枠を担当者へ取消依頼し、履歴を残す。台帳は再調整中。本人と担当者の確認後に新枠を確定し、案内を再送する。

5. 未返信と実施済みを管理する

C02の返信期限を過ぎ、C04の面談は終了している。次の担当者が動ける引き継ぎを書く。

作成後に参考例を確認する

C02は返信未確認として連絡履歴と迷惑メール等の行き違いを確認し、決められた手順で連絡。辞退とは断定しない。C04は実施済み・結果確認中とし、採用担当が11/8 17時までに連絡する予定を残す。

評価を記録する

自動採点ではありません。自己確認か担当者確認かを選び、根拠となる回答の箇所をメモします。参考例を見た場合は「自力」と区別してください。

別の候補者の個人情報を混ぜる、相手の返答前に確定する、辞退や採否を勝手に決める場合は再練習する。

評価は未記録です。

条件を変えて再挑戦する

面談を45分に変更すると、11/11の1時間の空きには前後15分込みで収まりません。候補から外し、担当者へ別枠の相談文を書いてください。

前回の参考例を閉じ、変わった条件と影響する箇所を先にメモしてから作り直します。完成物と前回の違いを説明してください。

振り返りに使う教材

採用事務の学習順・復習先を見る

担当者用：全課題の解答例と評価基準