メールとコミュニケーション
問い合わせへの返信｜分かることと確認中のことを分ける
まず、ここから。
問い合わせには、相手の質問に対応する形で答えます。まだ分からない事項を推測で回答せず、確認先と次回連絡の予定を伝えましょう。
まずは読んで、ひとつやってみよう。
迷ったら、見本に戻ってだいじょうぶ。
この教材でできるようになること
- 問い合わせへの謝意・受付を示した
- 納品日は確認中と伝えた
- 次回連絡の日時を示した
前提：同じ単元の「伝わるメールの基本」。読む→例を確かめる→答える→自分で書く、の順に進めます。
手順を理解する
- 質問を項目ごとに整理する
- 確認できた内容だけ回答する
- 未確認事項は確認中とし、回答予定を伝える
仕事の場面と参考例
「納品日のご質問を受け付けました。現在担当部署に確認しております。本日16時までに、確認状況を含めてご連絡いたします。」
確認問題
納期が未確定のときの返信は？
- おそらく明日と断言する
- 確認中であることと次回連絡の予定を伝える
- 確定まで返信しない
解答と理由を確認する
正解：確認中であることと次回連絡の予定を伝える
確定情報と未確定情報を分け、相手が見通しを持てるようにします。
自分の言葉で書く課題
顧客から納品日の問い合わせが来ました。担当者は外出中です。受付と回答予定を伝える返信を作成してください。
提出物：課題への回答文。条件が不明な点は推測せず、確認事項として残してください。
回答を書いて学習記録に残す自己確認と再練習
- 問い合わせへの謝意・受付を示した
- 納品日は確認中と伝えた
- 次回連絡の日時を示した
基準を満たさない項目は、本文の手順と例に戻って書き直します。記述課題は自己評価です。担当者に見てもらう場合は、実際の回答と基準を一緒に渡してください。