営業事務は受注・在庫・納期をつなぐ仕事｜注文対応を疑似体験
営業事務は、注文・在庫・納期を確認し、営業担当と取引先の間で情報をつなぐ仕事です。
まずは読んで、ひとつやってみよう。
迷ったら、見本に戻ってだいじょうぶ。
この疑似体験で担当する仕事
注文受付から、数量変更・分納・納品確認まで
変更を記録し、金額・納期・出荷指示・納品差異を確認して担当者へつなげられる。
8場面を順番に体験します。選択問題は自動で確認し、書いた文章は基準に沿って自己評価します。
依頼を受けて実務を体験する1. 注文内容を受け付ける
取引先から注文メールが届きました。
届いた資料・連絡
- 青葉商店：商品P02を12個お願いします。希望日は10/20です。届け先はいつもの場所です。
- 取引先台帳：届け先が本店・倉庫の2件。P02＝封筒セット。
判断すること
確認が必要なもの
- 届け先が本店か倉庫か
- 相手の趣味
- 商品番号は不要
作るもの
受付返信と、確認したい内容を書いてください。
解答と理由を確認する
確認が必要なもの：届け先が本店か倉庫か
「いつもの場所」だけでは2つの届け先を区別できません。
参考文面
P02（封筒セット）12個、10月20日希望のご注文を受け付けました。届け先は本店と倉庫のどちらでしょうか。納期は担当者に確認し、改めてご連絡します。
確認する観点
- 商品・個数・希望日を復唱した
- 届け先を確認した
- 納期を確約していない
2. 単価と数量から金額を出す
商品台帳を確認します。税・送料は今回の計算に含めません。
届いた資料・連絡
- P01：200円／P02：350円／P03：500円。P02を12個。
- 見積りの正式発行は担当者の確認後。
判断すること
商品金額
- 350円
- 4,200円
- 6,000円
作るもの
注文台帳に入れる番号、商品、数量、単価、商品金額を書いてください。
解答と理由を確認する
商品金額：4,200円
350×12＝4,200円です。別の商品や税・送料を混ぜないよう確認します。
参考文面
注文O01：P02・封筒セット、数量12、単価350円、商品金額4,200円。税・送料は今回の計算対象外。正式な見積りは担当者確認後に発行します。
確認する観点
- P02・12個と書いた
- 単価350円・金額4200円を書いた
- 税送料と正式発行の確認を分けた
3. 希望日に間に合わないと分かった
倉庫から回答がありました。
届いた資料・連絡
- 倉庫：在庫は8個。残り4個は10/22出荷可能。
- 社内ルール：分納（一部を先に届けること）の提案は営業担当者の確認後。
判断すること
次の行動
- 全12個を20日に届けると約束
- 営業担当へ不足数と対応案を相談
- 注文を消す
作るもの
営業担当者への相談文を書いてください。
解答と理由を確認する
次の行動：営業担当へ不足数と対応案を相談
希望日を満たせない事実を伝え、分納や日程変更を担当者と検討します。
参考文面
O01のP02は注文12個に対し在庫8個で、4個不足しています。残りは10月22日出荷可能とのことです。8個先行の分納か全量の日程変更を提案してよいか、ご確認をお願いします。
確認する観点
- 注文数・在庫・不足を示した
- 出荷可能日を書いた
- 顧客への提案前に相談した
4. 顧客へ確認中の状況を返す
顧客から「20日に全部届きますか」と問い合わせがありました。
届いた資料・連絡
- 営業担当：確認中。本日15時までに対応方針を出す予定。
- 顧客への次の連絡は本日16時までに行う。
判断すること
返信として適切なのは？
- 必ず全部届きます
- 納期確認中で本日16時までに状況をご連絡します
- 連絡しない
作るもの
受付、確認中の状況、次回連絡を含めた返信を書いてください。
解答と理由を確認する
返信として適切なのは？：納期確認中で本日16時までに状況をご連絡します
未確定の納期を断言せず、次回の連絡時刻を伝えます。
参考文面
お問い合わせありがとうございます。ご注文12個の10月20日のお届け可否は現在確認中です。本日16時までに、確認状況を含めてご連絡します。お待たせしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
確認する観点
- 対象の注文を示した
- 確認中と明記した
- 16時までの連絡を約束した
5. 数量変更と見積りの版を管理する
15:10、取引先から数量変更のメールが届きました。見積り案と倉庫への依頼を見直します。
届いた資料・連絡
- 青葉商店：P02を12個から10個に変更してください。届け先は倉庫です。
- O01見積り案v1：12個×350円＝4,200円。税・送料を除く。在庫8個。正式発行と倉庫指示は営業担当の確認後。
判断すること
変更後の商品金額と不足数
- 3,500円・不足2個
- 4,200円・不足4個
- 3,500円・不足10個
作るもの
変更台帳と営業担当への確認メッセージを作ってください。
解答と理由を確認する
変更後の商品金額と不足数：3,500円・不足2個
10×350＝3,500円、不足は10−8＝2個。元の注文を消さず、変更日時と連絡元を残します。
参考文面
O01、15:10、青葉商店のメールにより12個から10個へ変更。届け先は倉庫と確認。v1を履歴として残し、v2案を数量10、単価350円、商品金額3,500円へ更新しました。在庫8で不足2です。正式発行と倉庫指示の前に内容をご確認ください。
確認する観点
- 元と新の数量・連絡元を残した
- 3500円・不足2個を計算した
- 最新版と承認待ちを明記した
6. 出荷日と到着予定日を分けて提案する
15:20、営業担当が分納の提案を承認しました。取引先の了承はまだです。
届いた資料・連絡
- 承認された案：8個は10/19出荷・10/20到着予定。残り2個は10/22出荷・10/23到着予定。
- 届け先は倉庫。交通状況による変動あり。取引先の了承後に出荷依頼する。
判断すること
残り2個の到着予定日
- 10/20
- 10/22
- 10/23
いまの状態
- 提案済み＝了承済み
- 分納案を提案し了承を待つ
- 全量出荷完了
作るもの
個数ごとの出荷日と到着予定日を含む、分納の相談メールを書いてください。
解答と理由を確認する
残り2個の到着予定日：10/23
いまの状態：分納案を提案し了承を待つ
出荷は発送日、到着は相手に届く日です。社内の承認と取引先の了承も別々に記録します。
参考文面
青葉商店様、O01のP02計10個について、8個を10/19出荷・10/20到着予定、残り2個を10/22出荷・10/23到着予定で倉庫へ分けてお届けする案はいかがでしょうか。交通状況により変動する場合があります。ご了承いただけるかお知らせください。確認後に出荷手配を進めます。
確認する観点
- 8個と2個で合計10個とした
- 出荷日と到着予定日を分けた
- 了承前に出荷確定と書いていない
7. 了承を受けて出荷依頼を照合する
15:40、取引先から了承が届きました。変更前の情報が残っていないか確認します。
届いた資料・連絡
- 取引先：10個の分納で了承します。届け先は倉庫です。了承メールはO01へ保存。
- 出荷依頼の下書き：O01／P02／数量12／届け先 本店／10/19に8個、10/22に4個。
- 最新版台帳：数量10／届け先 倉庫／10/19に8個、10/22に2個。
判断すること
修正する組み合わせ
- 数量だけ12→10
- 総数10・届け先倉庫・後送2個
- そのまま送る
作るもの
倉庫への出荷依頼と、台帳に残す了承記録を書いてください。
解答と理由を確認する
修正する組み合わせ：総数10・届け先倉庫・後送2個
注文番号・商品・数量・届け先・日程を最新版と照合します。数量だけを直しても誤出荷は防げません。
参考文面
O01／P02／届け先は青葉商店の倉庫。総数10個のうち8個を10/19、残り2個を10/22に出荷お願いします。変更前の12個・本店・後送4個の指示は使用しません。台帳には15:40に分納了承を受領、メール保存先O01、出荷依頼済みと記録します。
確認する観点
- 数量・届け先・後送数をすべて修正した
- 出荷日ごとの個数を示した
- 了承時刻と保存先を記録した
8. 納品時の不足を一次受付する
10/20、取引先から「7個しか届いていません」と連絡が来ました。原因を決めつけず、事実を整理します。
届いた資料・連絡
- 台帳：先行予定8個、後送予定2個。取引先の受領申告7個。
- 倉庫の出荷実績・梱包数・配送状況は未確認。営業担当へ相談し、本日14時までに状況を連絡する。追加出荷や返金は担当者判断。
判断すること
先行分の差と、全体の未受領数
- 先行分1個・全体3個
- 先行分3個・全体1個
- 先行分2個・全体2個
作るもの
取引先への一次返信と社内調査依頼を、確認期限付きで書いてください。
解答と理由を確認する
先行分の差と、全体の未受領数：先行分1個・全体3個
先行8−受領7＝1個差。全体10−7＝3個未受領ですが、後送予定2個と確認中1個を区別します。
参考文面
取引先へ：O01を7個受領とのご連絡を承りました。先行予定8個との差1個を確認し、本日14時までに状況をご連絡します。 社内へ：注文10個、先行予定8個、受領申告7個。後送予定2個とは別に1個差があります。出荷実績・梱包数・配送状況をご確認ください。追加出荷や補償は未回答です。
確認する観点
- 先行差1個と後送2個を分けた
- 申告と未確認の情報を区別した
- 連絡期限と確認先を残した
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