事務職chanじむしょくちゃん
提出物を作る総合演習

営業事務の総合課題｜資料を作り、4つの基準で振り返る

まず、ここから。

この課題では受注台帳／金額計算表／分納の相談メール／出荷指示／納品差異の照会／受注残一覧を作ります。受注と変更を台帳に残し、金額計算、分納提案、出荷指示の照合、納品差異と受注残の管理ができる。

まずは読んで、ひとつやってみよう。
迷ったら、見本に戻ってだいじょうぶ。

制作：事務職chan 教材制作 · 更新： · 教材ID：workbook-salesdesk · 90分目安

先に知っておく言葉

言葉意味
受注取引先の注文を受け付けること。受け付けと納期確約は別。
分納注文を何回かに分けて届けること。取引先と担当者の確認が必要。
出荷日と納品日出荷日は発送する日、納品日は届く日。移動時間を含めて確認する。

今回の依頼と元資料

青葉商店からP02を12個、11月12日希望で注文されました。届け先は「いつもの場所」としか書かれていません。取引先台帳には本店と倉庫の2件があります。金額は税・送料を除いて計算します。正式な納期・見積り・分納は営業担当の承認後に案内します。

商品コード品名単価在庫次回出荷可能日
P01ノート2002511/10
P02封筒セット350811/14
P03ファイル500611/13

元データをCSVで保存 · 配布用の課題文を保存

データはすべて架空です。実在の候補者・顧客・社員情報を入力しないでください。

課題に取り組む

先に自分で作成し、その後で参考例を開きます。回答と評価メモはこの端末のブラウザに保存します。企業や運営への送信はありません。

1. 受付と確認

商品・数量・希望日を復唱し、届け先と納期の確認を含む返信を書く。

作成後に参考例を確認する

P02を12個、11月12日希望として受け付けました。届け先は本店・倉庫のどちらでしょうか。お届け可能日は担当者に確認してご連絡します。

2. 台帳と計算

商品一覧A1:E4、注文コードG2、数量H2、単価I2、商品金額J2として数式を作る。

作成後に参考例を確認する

G2=P02、H2=12。I2は=VLOOKUP(G2,$A$2:$E$4,3,FALSE)、J2は=H2*I2。単価350円、商品金額4,200円。

3. 数量変更と不足

数量を10個に変更するメールが来た。元の12個の記録も残し、金額・不足数を更新する。

作成後に参考例を確認する

数量10、商品金額3,500円。在庫8に対して2個不足。変更日時と連絡元を変更履歴へ残し、分納または納期変更について担当者へ相談する。

4. 未確定の一次返信

担当者の回答が15時予定、取引先への次の連絡期限は16時。全量が希望日に届くか聞かれたらどう返すか。

作成後に参考例を確認する

変更後10個の納期を確認中です。本日16時までに確認状況をご連絡します。11月14日は残り分の出荷可能日であり、到着日とは断定しない。

5. 分納を提案する

営業担当が、変更後10個のうち8個を11/11出荷・11/12到着予定、2個を11/14出荷・11/15到着予定で提案することを承認。届け先は倉庫と確認済み。交通状況で変動する。取引先への相談文を書く。

作成後に参考例を確認する

O01のP02計10個は、8個を11/11出荷・11/12到着予定、2個を11/14出荷・11/15到着予定として倉庫へ分けてお届けする案はいかがでしょうか。交通状況による変動があります。ご了承の返信を受けてから手配を進めます。

6. 出荷指示の誤りを探す

取引先が了承した。下書きは「O01／P02／数量12／届け先本店／11/11に8個、11/14に4個」。了承された注文と照合し、直す箇所と了承記録を書く。

作成後に参考例を確認する

数量12→10、届け先本店→倉庫、後送4→2へ修正。先行8個・後送2個の合計10個を確認。取引先の了承日時・連絡元・メール保存先を台帳へ残し、営業担当承認済みの最新指示を倉庫へ渡す。

7. 納品の問い合わせを受ける

11/12に取引先から先行分7個を受領したとの申告。出荷実績は未確認。後送2個は予定通り。まず営業担当と倉庫へ確認し、13時までに状況を連絡する。差を計算して返信を書く。

作成後に参考例を確認する

先行予定8−申告7＝1個差。注文10−受領7＝3個未受領、内訳は後送予定2と確認中1。お客様へ「先行分との差1個を確認し13時までに状況をご連絡します」と返す。倉庫の出荷実績・梱包数・配送状況を照会し、原因や追加発送を独断で確約しない。

8. 日次の受注残を集計する

別件O02はP01を5個、納品済み5個。O03はP03を4個、納品済み1個。O01は変更後10個、受領申告7個として暫定入力。注文数B列、受領数C列、未受領D列の表を作り、3件の未受領合計と未確認を記載する。

作成後に参考例を確認する

O01は10−7＝3、O02は5−5＝0、O03は4−1＝3。D2=B2-C2をD4までコピーし、=SUM(D2:D4)で6個。O01は申告に基づく暫定値で先行1個を調査中。O03残り3個の予定も担当者に確認し、集計の時点と未確定を残す。

評価を記録する

自動採点ではありません。自己確認か担当者確認かを選び、根拠となる回答の箇所をメモします。参考例を見た場合は「自力」と区別してください。

承認前に納期や金額条件を確約した場合は、確認の順番を再練習する。

評価は未記録です。

条件を変えて再挑戦する

注文をP03・8個へ変更します。単価500円、商品金額4,000円、不足2個になることを確かめてください。

前回の参考例を閉じ、変わった条件と影響する箇所を先にメモしてから作り直します。完成物と前回の違いを説明してください。

振り返りに使う教材

営業事務の学習順・復習先を見る

担当者用：全課題の解答例と評価基準