IT事務は機器・申請・問い合わせを整理する仕事｜入社準備を体験
IT事務は、利用者・機器・申請・問い合わせの情報を整理し、技術担当者の対応を支える仕事です。
まずは読んで、ひとつやってみよう。
迷ったら、見本に戻ってだいじょうぶ。
この疑似体験で担当する仕事
入社準備から、申請・問い合わせ・機器返却まで
機器と権限の状態を分け、利用確認、問い合わせの優先度、返却記録を扱える。
8場面を順番に体験します。選択問題は自動で確認し、書いた文章は基準に沿って自己評価します。
依頼を受けて実務を体験する1. 入社準備の依頼を整理する
入社予定者AさんのPC準備を頼まれました。
届いた資料・連絡
- 入社日：10/20。利用部署：営業。依頼内容：PCと共有フォルダ閲覧。
- 社内手順：利用サービスと承認者を確認。管理者権限は一律に付与しない。
判断すること
まず確認する権限
- 全サービスの管理者権限
- 業務に必要なサービスと閲覧範囲
- 他人のログイン情報
作るもの
依頼者へ、PC準備に必要な確認事項を書いてください。
解答と理由を確認する
まず確認する権限：業務に必要なサービスと閲覧範囲
必要な操作と承認を確認してから担当者へ依頼します。
参考文面
10月20日入社のAさんの準備を承知しました。利用するサービス、共有フォルダの場所と必要な閲覧範囲、承認者を教えてください。PCの受渡場所と受渡日時も確認させてください。
確認する観点
- 対象者と入社日を書いた
- サービス・範囲・承認者を確認した
- 受渡方法を確認した
2. 貸出可能な機器を選ぶ
台帳から、使えるPCを選びます。
届いた資料・連絡
- PC01：貸出中。PC02：返却済み・点検完了。PC03：返却済み・故障確認中。
判断すること
割り当てる機器
- PC01
- PC02
- PC03
作るもの
台帳に記録する機器番号・利用者・状態・受渡予定を書いてください。
解答と理由を確認する
割り当てる機器：PC02
返却済みでも故障確認中の機器は選びません。点検完了のPC02を割り当てます。
参考文面
機器番号PC02、利用者A、状態は貸出準備中。点検完了を確認済みです。受渡予定は10月20日とし、時刻と場所は依頼者へ確認します。受渡後に貸出中へ更新します。
確認する観点
- PC02を選んだ
- 準備中と貸出中を分けた
- 受渡予定と更新時点を書いた
3. 承認待ちを管理する
PCは用意できましたが、共有フォルダの承認がまだです。
届いた資料・連絡
- PC02：準備完了。共有フォルダ：申請提出済み、承認者の返事待ち。
- 社内手順：承認前に権限を設定しない。
判断すること
報告する状態
- すべて完了
- PC準備完了・権限は承認待ち
- 他人のアカウントを貸す
作るもの
依頼者へ進捗を報告してください。
解答と理由を確認する
報告する状態：PC準備完了・権限は承認待ち
完了した作業と承認待ちの作業を分けます。期限が近ければ担当者に相談します。
参考文面
PC02の準備は完了しています。共有フォルダの権限は申請済みで、現在承認待ちです。承認前の設定は行っていません。入社日までの対応見込みを担当者へ確認し、状況をご連絡します。
確認する観点
- PC準備と権限を分けた
- 承認待ちと書いた
- 期限に向けた確認を記載した
4. ログインできない相談を引き継ぐ
入社当日、Aさんから「共有フォルダが開けない」と連絡が来ました。
届いた資料・連絡
- Aさん：10:05ごろ、共有フォルダを開くと「アクセスが拒否されました」と表示。PC02を利用。
- 情報担当へ渡す項目：対象者、機器、時刻、操作、表示、確認済み事項。パスワードは聞かない。
判断すること
聞かない情報は？
- 機器番号
- エラーの表示
- パスワード
作るもの
情報担当への引き継ぎメモを書いてください。
解答と理由を確認する
聞かない情報は？：パスワード
エラーと状況を記録すれば、担当者が確認を始められます。パスワードの提出は求めません。
参考文面
Aさん、PC02。10:05ごろ共有フォルダを開くと「アクセスが拒否されました」と表示されます。該当フォルダの承認・権限設定状況をご確認ください。パスワードは収集していません。ご本人には確認中と案内します。
確認する観点
- 利用者・機器・時刻を書いた
- 操作と表示を記録した
- 権限確認を依頼しパスワードを収集していない
5. 承認と設定完了を照合する
10:15に承認、10:30に設定完了の連絡が届きました。本人が使えるかまで確認します。
届いた資料・連絡
- 承認Q01：Aさん、営業共有フォルダの閲覧のみ。承認者は営業部責任者。
- 情報担当：10:30に閲覧権限を設定完了。本人の動作確認はまだ。編集・管理者権限は依頼にも承認にも含まれていない。
判断すること
いまの進捗
- 設定完了・本人確認待ち
- 利用確認済み・解決
- 管理者権限も追加
作るもの
Aさんへの確認メッセージと、問い合わせ票の更新内容を書いてください。
解答と理由を確認する
いまの進捗：設定完了・本人確認待ち
承認済み、設定済み、本人確認済みは別です。対象者・フォルダ・閲覧範囲を照合してから本人に確認します。
参考文面
Aさんへ：営業共有フォルダの閲覧設定が完了しました。開けるか再度ご確認ください。開けない場合は表示をお知らせください。パスワードの連絡は不要です。 票：Q01、対象A、閲覧のみの承認と設定を照合。10:30設定完了、本人確認待ち。確認後に更新します。
確認する観点
- 対象者と閲覧範囲を照合した
- 本人確認待ちと記録した
- 動作確認を依頼し秘密情報を求めていない
6. 受渡記録と解決記録を残す
10:40に使えたとの返事が来ました。機器台帳と問い合わせ票を、それぞれ更新します。
届いた資料・連絡
- Aさん：10:40にフォルダを開けました。PC02本体と電源アダプターを営業部で受領しています。
- 受渡日10/20、受領者A。台帳項目は機器番号・利用者・部署・付属品・受渡日・状態。
判断すること
機器台帳の状態
- 貸出準備中のまま
- 貸出中
- 廃棄済み
問い合わせ票の状態
- 本人確認済み・解決
- 設定待ち
- 全履歴削除
作るもの
台帳の6項目と、問い合わせ票の解決記録を書いてください。
解答と理由を確認する
機器台帳の状態：貸出中
問い合わせ票の状態：本人確認済み・解決
貸出台帳は利用者と付属品の追跡に必要です。解決しても承認・設定・利用確認の経緯を残します。
参考文面
機器番号PC02／利用者A／部署営業／付属品電源アダプター／受渡日10/20／状態貸出中。受領確認済みです。 Q01は10/20 10:40にAさんが営業共有フォルダを開けたと確認。本人確認済み・解決へ更新し、承認・設定・確認の履歴を残します。
確認する観点
- 6項目を記録した
- 受渡後に貸出中へ変更した
- 本人の確認時刻を残して解決とした
7. 問い合わせの影響範囲を聞き取る
別の相談が同時に2件届きました。急ぎの判断ができるよう、影響を整理します。
届いた資料・連絡
- T02 11:00：営業部8名全員が共有フォルダを開けず、11:30期限の見積り作業が停止。回避策は未確認。
- T03 11:02：Bさん1名がプリンターを使えない。代替プリンターで印刷可能と本人確認済み。期限15:00。
- この研修では複数人の作業が止まり回避策がない案件を先に情報担当へ共有。原因・復旧時間は担当者の確認後に伝える。
判断すること
先に共有する相談
- T02：8名の作業停止
- T03：代替機あり
- どちらも放置
作るもの
情報担当への第一報と、T03への受付返信を書いてください。
解答と理由を確認する
先に共有する相談：T02：8名の作業停止
影響人数、仕事の停止、代替手段、期限を比較します。後の案件も受付と次の連絡時刻を記録します。
参考文面
情報担当へ：T02、11:00から営業部8名が共有フォルダを開けず、11:30期限の見積り作業が停止。回避策は未確認です。影響範囲と対応見込みをご確認ください。原因・復旧時間は未回答です。 Bさんへ：T03を受け付けました。代替機で印刷可能と確認済みです。12時までに確認状況をご連絡します。
確認する観点
- 人数・業務・期限を示した
- 原因や復旧時刻を断定していない
- T03の受付と次の連絡も残した
8. 返却されたPCを引き継ぐ
後日、機器変更によりPC02が返却されました。次の人に貸せる状態まで確認事項を追います。
届いた資料・連絡
- 11/30 16:00：AさんからPC02本体を受領。電源アダプターは未返却、12/1午前に返却予定。
- 社内手順：返却品は施錠保管。データ消去と再設定は情報担当が所定の手順で実施し、点検完了後に貸出可能にする。フォルダ権限の変更要否は責任者へ確認する。
判断すること
台帳の状態
- すぐ貸出可能
- 本体返却済み・付属品待ち・再設定未完了
- すべて廃棄
作るもの
返却台帳と、情報担当・Aさんへの引き継ぎを書いてください。
解答と理由を確認する
台帳の状態：本体返却済み・付属品待ち・再設定未完了
本体が戻っただけでは貸出可能になりません。付属品、データ処理、点検を別々に追跡し、独断でデータを削除しません。
参考文面
PC02は11/30 16:00に本体受領、施錠保管。電源アダプターは12/1午前返却予定でAさんへ確認します。状態は付属品待ち・再設定未完了。情報担当へデータ処理と点検を依頼し、確認後に貸出可能へ更新します。権限変更の要否は責任者へ確認します。
確認する観点
- 本体と付属品を分けて記録した
- 点検前に貸出可能にしていない
- 担当者と次の確認予定を残した
別の依頼で総合演習する
流れを理解したら、数字や状況の違う依頼へ進みます。完成した資料を評価表と一緒に振り返りましょう。
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