情報管理と業務改善
情報の共有範囲を考える｜必要な人に必要な範囲で
まず、ここから。
業務情報は、作業に必要な範囲で共有します。個人情報や社外秘の資料は、組織のルールと権限設定を確認します。便利だからという理由で、個人用の保存先に移すことは避けます。
まずは読んで、ひとつやってみよう。
迷ったら、見本に戻ってだいじょうぶ。
この教材でできるようになること
- 共有の目的と許可を確認した
- 必要な項目と対象者を絞った
- 共有方法とアクセス権を確認した
前提：この単元は初めての方から学べます。。読む→例を確かめる→答える→自分で書く、の順に進めます。
手順を理解する
- 資料の情報区分と社内ルールを確認する
- 共有先と閲覧・編集の権限を確認する
- 不要になった共有をルールに従って見直す
仕事の場面と参考例
社内名簿を外部関係者と共有する前に、共有の目的と許可を確認し、必要な項目だけに絞る方法を担当者へ相談します。
確認問題
社内名簿の外部共有を頼まれたら？
- すぐ公開リンクを作る
- 個人メールで送る
- 共有の許可・必要項目・相手の権限を確認する
解答と理由を確認する
正解：共有の許可・必要項目・相手の権限を確認する
共有する情報と相手の範囲を事前に確かめます。
自分の言葉で書く課題
外部協力会社に連絡先一覧を共有する前の確認事項を書いてください。
提出物：課題への回答文。条件が不明な点は推測せず、確認事項として残してください。
回答を書いて学習記録に残す自己確認と再練習
- 共有の目的と許可を確認した
- 必要な項目と対象者を絞った
- 共有方法とアクセス権を確認した
基準を満たさない項目は、本文の手順と例に戻って書き直します。記述課題は自己評価です。担当者に見てもらう場合は、実際の回答と基準を一緒に渡してください。